A assinatura eletrônica como aliada na transformação digital
A assinatura eletrônica é uma maneira rápida e segura de assinar um contrato. Nesta postagem, você entenderá melhor o conceito, uso e benefícios dessa ferramenta.
O que é uma assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é um meio legalmente válido de obter consentimento ou autorização em um documento ou formulário eletrônico.
Com a assinatura eletrônica, é possível obter aprovações, acordos e contratos assinados através da configuração de processos totalmente online.
Continue lendo para elucidar de forma definitiva as suas dúvidas em relação a assinatura eletrônica e descobrir como aplicá-la em seu processo de contratação.
Como funciona o processo da assinatura eletrônica?
De forma simplificada, o processo envolve anexar uma assinatura codificada a um documento eletrônico e verificar a identidade do assinante.
De modo geral, pode ser tão simples como enviar um email.
Aqui está um resumo do processo mais comumente usado:
1. A maioria das plataformas permitem uma configuração em que o autor do documento insere campos para a coleta das assinaturas eletrônicas e envia para os signatários.
2. Por sua vez, o destinatário simplesmente precisa clicar em um link e entrar para assinar, sem a necessidade de downloads.
3. Para a segurança e integrante do processo, todos os dados são armazenados.
4. O processo gera uma trilha de auditoria online e todas as partes mantêm uma cópia segura do documento assinado.
Diferença entre assinatura eletrônica e digital
A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica e tem validade jurídica desde 2001, no Brasil, com a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil.
Já a assinatura eletrônica que não depende do uso do certificado digital são fornecidas por plataformas que funcionam como autoridades de certificação privadas.
Essas assinaturas são criadas por meio da associação de um conjunto de informações a geolocalização, o endereço do computador na internet, entre outros elementos que servem de evidência e comprovação da integridade do processo.
As soluções de assinatura eletrônica têm sido um dos principais fatores na modernização das operações de negócios e dos processos de fluxo de trabalho.
Ela não apenas economiza de tempo e dinheiro, mas também é 100% legal no Brasil e no mundo.
[A introdução da assinatura eletrônica elimina atrasos administrativos e o uso de documentos em papel.]
Além disso, é possível reduzir para meros minutos o tempo necessário para executar um contrato.
Com uma assinatura eletrônica, é possível:
80% – redução média no tempo de resposta usando a assinatura eletrônica ( Ombud).
80% – redução média de erros ( Forrester).
85% – melhoria de produtividade ( Forrester ).
Documentos que podem ser assinados
A assinatura eletrônica pode substituir a assinatura tradicional em praticamente qualquer processo de contratação.
As empresas e indivíduos podem assinar todos os tipos de documentos em formato digital.
Aqui estão alguns documentos que podem ser assinados:
Contratos
Propostas comerciais
Formulários de inscrição
Formulários para integrar novos colaboradores
Acordos de confidencialidade
Faturas
Comprovantes de pagamento
Formulário de pedido
Cotação
Notificações
Todas as vantagens de usar uma assinatura eletrônica
Quando as empresas migram para as soluções de assinatura eletrônica, elas podem obter um aumento de 55% a 78,62% na economia total. Essa estimativa leva em consideração o custo do material, envio, assinatura e administração.
Outra previsão significativa é que as soluções de assinaturas eletrônicas contribuem para uma redução média de 80% no tempo de resposta.
Além de ma melhoria de cerca de 83% na obtenção de aprovações. E economia de 86% nos custos de documentos.
Por outro lado, elas também podem reduzir erros em média de 90% e aumentar a produtividade em 80%.
Todos esses dados do Relatórios da Electronic Signature & Records Association apontam o impacto das soluções de assinatura eletrônica na eficiência do fluxo dos negócios e redução de custos.
8 Top motivos para usar uma assinatura eletrônica
1 – Agilidade nos negócios
A assinatura eletrônica fornece um serviço rápido ao usuário em seus negócios, visto que permite assinar documentos em segundos e também enviar o documento assinado para outra parte.
Basta adicionar a identificação de e-mail de outro assinante, e ele poderá assinar os documentos sem nenhum obstáculo. Além disso, a verificação de assinatura é um processo simples e prontamente facilitado pela tecnologia.
2 – Validade Jurídica
A maioria das pessoas pergunta sobre o valor legal da assinatura eletrônica. Entretanto, os documentos assinados eletronicamente têm as mesmas proteções legais que os assinados com uma caneta em papel.
De modo geral, a legislação diz que a assinatura eletrônica não pode ser negada apenas por causa de seu formato eletrônico.
Além disso, nos termos da lei, ela terá validade total se obtida da maneira apropriada, usando tecnologias, certificações e autenticações em conformidade.
3 – Segurança
As ferramentas de assinatura eletrônica ajudam a proteger seus documentos particulares e legais, garantindo que ninguém copie ou fraude uma assinatura.
Um dos recursos dessa tecnologia é alertar proprietário original se alguém tentar quebrar o sistema de segurança ou quiser verificar documentos sem a sua permissão.
4 – Eficiência na gestão de contratos
Por meio da assinatura digital as empresas também melhoram a sua gestão de contratos, pois existem plataformas que permitem criar, negociar e gerenciar contratos além da coleta de assinatura.
Esses softwares criam um fluxo para reduzir o tempo gasto em todas as operações relacionadas ao contrato durante todo o ciclo de vida destes documentos.
Uma solução completa de gerenciar contratos, por exemplo, ajuda as equipes de RH a otimizar seus processos internos ao contratar um novo funcionário e assinar toda a sua documentação relacionada a integração, benefícios, entre outros formulários.
5. Sustentabilidade
A assinatura eletrônica no processamento da documentação implica em uma importante redução no consumo de papel. Além de transmitir a responsabilidade ambiental de uma empresa.
6. Economia de custos
A documentação acumula custos – na compra, impressão, cópia, digitalização, entrega e armazenamento de papel. Portanto, a economia ao digitalizar esse processo pode ser bastante expressiva.
Uma pesquisa realizada pelo Ombud nos Estados Unidos entre empresas que adotaram assinaturas eletrônicas integrada a um processo eficiente de fluxo de trabalho mostrou que a economia média por documento é de US$ 20.
7 . Economia de tempo
Sem impressão de documentos, assinaturas seguidas de fax / digitalização e envio, o tempo utilizado para assinar um documento é reduzido a minutos.
Conforme já mencionado, tempo de resposta de um documento pode ser reduzido em até 90%. Sem contar a redução de erros relacionado ao processamento de documentos.
8. Acesso remoto e experiência do usuário
O uso de assinatura eletrônica é a melhor forma de manter a continuidade dos negócios, graças ao acesso remoto e a mobilidade.
Os usuários podem assinar qualquer contrato remotamente, em qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer dispositivo. E sem desperdiçar tempo e recursos.
